Eines meiner liebsten Leitprinzipien im Projektmanagement lautet „Mehr ZDF statt ARD“. Also mehr datenbasierte Entscheidungen treffen als allgemein rumzudiskutieren.
Konkreter übersetzt: ZDF und ARD kennen wir zwar als Fernsehsender, man kann die Abkürzungen jedoch auch anders lesen:
Mehr Zahlen, Daten und Fakten statt ständig allgemein rumzudiskutieren.
Mehr Diskussionen als datenbasierte Entscheidungen im Projektmanagement
ARD erlebt man leider sehr häufig in der Projekt- und Prozessoptimierung – insbesondere dann, wenn es darum geht, Veränderungen zu schaffen oder Priorisierungen festzulegen. Auch bei Ergebnisfeststellungen ist dies oft der Fall. Hattest du in einem Meeting schon einmal das Gefühl, dass ein Ergebnis faktisch gar nicht der ursprünglichen Zielsetzung entspricht, sich aber dennoch alle dafür feiern?
Als Menschen sind wir dazu geneigt, bei Entscheidungen stark auf unsere persönliche Erfahrung (rational) und unser Bauchgefühl (emotional) zu setzen. Beide Aspekte sind wichtige und richtige Entscheidungsfaktoren, dürfen jedoch nicht alleinstehend herangezogen werden, sondern sollten nur ein Teil der Gesamtbewertung sein. Häufig verändern sich emotionale oder auch rationale Sichtweisen deutlich, sobald eine faktenbasierte Bewertung erfolgt.
Ein Praxisbeispiel aus einem Projekt
Bei der Einführung einer neuen Software entstehen in Projektmeetings häufig lange Diskussionen über eine Änderungsanforderung, um den geplanten SOLL-Prozess um eine Funktion für einen „Prozess-Sonderfall“ zu erweitern. Unstrittig ist dabei meist nicht die Existenz oder grundsätzliche Notwendigkeit dieses Sonderfalls. Stattdessen wird sehr schnell in eine Diskussion über die praktische Umsetzung und die damit verbundenen Kosten eingestiegen.
Konkret erinnere ich mich an einen Fall, in dem eine Vorabprüfung eines Lieferanten bisher analog und sehr detailliert in Papierform dokumentiert wurde. Die Diskussion drehte sich unmittelbar um die Kosten, diese Dokumentation in der neuen Software abzubilden, sowie um den zeitlichen Aufwand für die Umsetzung.
Zur Klarstellung: Die Vorabdokumentation war ein Prozess-Sonderfall und im Standardprozess weder in der alten noch in der neuen Software notwendig. Wenn man bei solchen Diskussionen, die im Entscheidungsstrang plötzlich mehrere Schritte überspringen, nicht aufpasst, entstehen sehr schnell Kosten im fünfstelligen Bereich.
Außer natürlich, man verfolgt ernsthaft die Projektprämisse, alle Prozesse aus dem Altsystem exakt in der neuen Software nachzubilden. Dann ist man selbstverständlich „on track“. (Achtung, Sarkasmus!)
Wie datenbasierte Entscheidungen getroffen werden können
Im Praxisbeispiel der Lieferantendokumentation im Sonderfall sollte zunächst das Mengengerüst betrachtet werden. Also die zentrale Frage: Wie oft tritt dieser Sonderfall im Jahr (oder Monat) tatsächlich auf? Sind es 10%, 5% oder vielleicht nur 1% des Standardprozesses?
Bei 10% wäre ich eher geneigt, eine vertiefte Diskussion zu führen. Bei 1% hingegen wäre ich deutlich eher geneigt, den Prozess zunächst analog zu belassen, um den Fortschritt des Gesamtprojekts nicht unnötig zu verzögern.
Auch die Daten sollte man sich im nächsten Schritt genau anschauen: Wie sieht die analoge Dokumentation konkret aus? Welche Daten werden erhoben und dokumentiert? Benötigt man in der neuen Software fünf neue Datenfelder oder eher 25? Bestehen Abhängigkeiten zu anderen Daten, und sind Logiken erforderlich, die hinter den Datenfeldern liegen?
Am Ende sollte die tatsächliche Faktenlage betrachtet werden: Woher stammt die Anforderung für diese Dokumentation? Wurde sie von einer übermotivierten Führungskraft eingeführt oder handelt es sich um eine zwingende Anforderung eines Kunden? An diesem Punkt gilt es, die komplette Anforderung sowie den dahinterliegenden Nutzen kritisch zu hinterfragen.
Kommt man zu dem Ergebnis, dass eine Prüfung tatsächlich notwendig ist, sollte anschließend der Umfang hinterfragt werden. Oft zeigt sich erst dann, wie viel Komplexität am Ende wirklich übrigbleibt.
In diesem Fall bedeutet das konkret:
Zahlen: Wie hoch ist das Mengengerüst?
Daten: Welche Daten werden dokumentiert?
Fakten: Ist die Anforderung wirklich valide – und in welcher Form?
Erst auf dieser Basis lässt sich der Aufwand realistisch abschätzen und priorisieren. Entweder ist der Aufwand tatsächlich so gering (und sinnvoll), dass er in ein Arbeitspaket passt, oder der Sonderfall bleibt zunächst dort, wo er ist, und wird für einen späteren Zeitpunkt priorisiert.
Den Diskussionen hilft dieses Vorgehen enorm. Viele zuvor hitzige Debatten verlaufen deutlich harmonischer und kommen schneller zu einem Ergebnis.
Datenbasierte Entscheidungen im Projekt zur Routine machen
Im Projektmanagement ist es enorm hilfreich, auf hitzige Diskussionen nicht reaktiv zu reagieren, sondern das Leitprinzip der Zahlen, Daten und Fakten (ZDF) proaktiv von Beginn an im Projektsetup zu verankern. Alle Anforderungen, SOLL-Prozesse und Entscheidungen sollten sich grundsätzlich mit ZDF belegen lassen. Dabei geht es keineswegs um eine Raketenwissenschaft – in der Regel sind die notwendigen Fakten schnell verfügbar, und häufig verändert sich dadurch die gesamte Diskussionsgrundlage.
Es fühlt sich zu Beginn zwar aufwendiger an, neue Anforderungen auf diese Weise auszuarbeiten und mehr in Richtung datenbasierten Entscheidungen im Projektmanagement zu gehen. Doch kaum etwas ist in Projekten teurer als Änderungsanforderungen, die unnötig komplex oder sogar vollständig überflüssig sind. Verzögern diese zusätzlich den GoLive, beißt sich die Katze sprichwörtlich in den Schwanz.
Ein weiterer Vorteil von datenbasierten Entscheidungen sollte ebenfalls nicht unterschätzt werden: Die Argumentation von Entscheidungen gegenüber Stakeholdern, Key Usern und zukünftigen Nutzer*innen wird deutlich überzeugender, wenn man jederzeit auf belastbare Zahlen, Daten und Fakten zurückgreifen kann.
Fazit: Mehr ZDF statt ARD im Projektalltag
Gute Entscheidungen entstehen nicht durch Lautstärke, sondern durch Klarheit.
Das Leitprinzip „Mehr ZDF statt ARD“ hilft dabei, Diskussionen zu versachlichen, Prioritäten sauber abzuleiten und unnötige Komplexität zu vermeiden.
Die wichtigsten Aspekte:
- Zahlen schaffen Transparenz über Relevanz und Häufigkeit von Sonderfällen.
- Daten machen Komplexität sichtbar und bewertbar.
- Fakten klären, ob Anforderungen wirklich notwendig und begründet sind.
- Erfahrung und Bauchgefühl bleiben wichtig – sind aber Ergänzung, nicht Entscheidungsgrundlage.
- Frühe ZDF-Bewertung verhindert teure Anforderungsänderungen und Projektverzögerungen.
- Entscheidungen lassen sich gegenüber Stakeholdern deutlich besser vertreten.
Kurz gesagt:
Wer Entscheidungen konsequent auf Zahlen, Daten und Fakten stützt, spart Zeit, Geld und Nerven – und bringt Projekte schneller und sauberer ins Ziel.
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