Seine Zeit zu investieren ist deutlich wertvoller, als ständig Zeit aufzuwenden, um Fehler nachzuarbeiten oder unnötige Tätigkeiten auszuüben.
Allerdings steht hier oft ein großes Hindernis im Weg: das Tagesgeschäft und damit (vermeintlich) der Kunde!
Das Tagesgeschäft ist immer am wichtigsten und notwendige Veränderungen werden gerne aufgeschoben. Somit wenden wir immer mehr Zeit für Interventionen auf – also Zeit, um Fehler nachzuarbeiten, Informationen zu suchen, Freigaben zu erhalten oder generell ineffiziente Prozesse abzuarbeiten.
Sarkasmus Anfang: Vor allem erledigen wir das Tagesgeschäft gerne mit Hektik. Denn Hektik fühlt sich gut und produktiv an. Man ist immer beschäftigt. Das sieht auch der Chef und der Kunde natürlich auch. Sarkasmus Ende.
Zeit nicht zu investieren bedeutet, unnötige Kosten zu akzeptieren
In Wahrheit steigt der Anteil von verschwendeter Arbeitszeit mit einem hektischen Tagesgeschäft exponentiell. Das hat mit wirklicher Produktivität und Wertschöpfung nichts zu tun. Auch nicht mit einem kundenorientierten Arbeiten, denn der Kunde bezahlt diese Arbeitszeit im Zweifel mit.
Ein richtiger und wichtiger Schritt ist, akzeptieren zu können, dass ein Teil der Arbeitszeit dafür aufgewendet werden sollte, um Verschwendungen aufzulösen und generell im Arbeitsalltag zu reduzieren.
Und nun kommt der Clou dabei: zu Beginn muss es nicht viel Zeit sein, welche man vom Tagesgeschäft abknappst. Es reicht, am Anfang eine Stunde Zeit pro Woche zu investieren.
Also den Anfang zu schaffen, mindestens einen kleinen Teil seiner Arbeitszeit zu investieren, statt ständig zu intervenieren.
Doch wie geht das konkret?
Der erste Schritt: Eine Stunde pro Woche konsequent blocken
Als Erstes trag dir im Kalender einen Serientermin für diese eine Stunde pro Woche ein. Am besten nicht genau zu der Zeit, wenn das Tagesgeschäft brummt, sondern in einer relativ ruhigen Zeit. Vielleicht am Freitagnachmittag zum Wochenabschluss oder eben zu einer anderen ruhigen Zeit. Hast du nie eine relativ ruhige Zeit, ist es noch wichtiger, dass du dir diese Stunde pro Woche nimmst.
Denk dran: Die Stunde investierst du! Die investierte Zeit bekommst du ein wenig später um ein Vielfaches für dein Tagesgeschäft zurück!
Wenn du dich überwunden hast, eine Stunde von deinem Tagesgeschäft abzuknapsen und einen Serientermin in den Kalender eingetragen hast, hast du den schwierigsten Teil eigentlich schon geschafft. Ab hier wird es nur einfacher.
Der zweite Schritt: Reflektieren, welche Verschwendungsfaktoren bestehen
In der ersten Stunde reflektierst du die letzten Arbeitstage und schreibst auf, was dich konkret frustriert hat und/oder wo du Verbesserungspotenzial siehst. Hierbei geht es im ersten Schritt um Quantität – also darum, so viele Verschwendungs- oder Frustfaktoren aufzuschreiben, wie es geht.
Das könnten zum Beispiel folgende sein:
- Ständige Störung durch Kolleg*innen
- Qualität der Arbeit von Abteilung XY
- Viel zu viele E-Mails im Postfach
- Das Lieferantenmanagement im Unternehmen
- Notwendiges Hinterherlaufen aufgrund fehlender Informationen
- …
Der dritte Schritt: Priorisieren der Verschwendungsfaktoren nach Komplexität
Priorisiere nun die Verschwendungsfaktoren/-ursachen danach, wie komplex diese sind, und schätze ab, ob du sie alleine anpacken kannst.
In den oben genannten Beispielen wären die Optimierung des Lieferantenmanagements und die Qualität der Arbeit von Abteilung XY wohl deutlich zu komplex, um dies innerhalb einer Stunde pro Woche zu optimieren.
Also müssen wir mit kleineren Veränderungen beginnen, auf die wir unmittelbar Einfluss nehmen können. Schauen wir uns die anderen Punkte exemplarisch genauer an.
Der vierte Schritt: Bei drei Faktoren Ursachen und Verbesserungen konkret erarbeiten
„Ständige Störung durch Kolleg*innen“
Hier könnte man durchaus reflektieren, durch welche Anlässe man ständig gestört wird, und dort die Ursachen finden. Oft sind es Nachfragen nach Informationen, eigenen Erfahrungswerten oder auch Freigaben. Viele Störungen sind unnötig und können zukünftig vermieden werden. Informationen zentraler bereitstellen, sukzessive eine Wissensdatenbank aufbauen oder Freigabegrenzen implementieren – alles Verbesserungen, die relativ zügig zu starten oder umzusetzen sind (innerhalb der Stunde pro Woche) und mit denen man schnell Zeit zurückgewinnt.
Eine Art Sofortmaßnahme kann auch sein, sich zeitweise eine Fokuszeit zu nehmen. Also die Bürotür zu schließen, MS Teams auf „Nicht stören“ zu setzen und ohne Störung z. B. eine halbe oder ganze Stunde zu arbeiten. Zumindest steigt dann in dieser kurzen Zeit die Produktivität – auch wenn die Nachfragen warten und später abgearbeitet werden müssen. Der Output ist dennoch höher.
„Notwendiges Hinterherlaufen aufgrund fehlender Informationen“
Es bietet sich an, das Thema „Fullset“ zu reflektieren. Kommen ständig wiederkehrende Aufgaben herein, die nicht alle zur Abarbeitung notwendigen Informationen mit sich bringen, kann man dem „Aufgaben-Absender“ durchaus freundlich eine „Fullset-Liste“ bereitstellen, damit vor der Aufgabendelegierung alle notwendigen Informationen gesammelt und direkt mitgegeben werden können. Eine Stunde reicht in der Regel locker aus, um zwei oder drei dieser wiederkehrenden Aufgaben zu identifizieren und eine „Fullset-Liste“ zusammenzustellen.
„Viel zu viele E-Mails im Postfach“
Auf den ersten Blick ein Faktor, auf den man kaum Einfluss hat. Wie soll ich die vielen E-Mails, die hereinkommen, vermeiden? Dabei geht es weniger um die Vermeidung von eingehenden E-Mails (wobei auch das geht, Stichwort Newsletter-Abmeldung), sondern darum, wie wir mit diesen umgehen.
Outlook (und auch die meisten anderen E-Mail-Dienste) bietet zwei wunderbare Funktionen, die man direkt nutzen kann: Regeln und QuickSteps. Nutze doch mal eine Stunde, um dich mit diesen beiden Funktionen vertraut zu machen, und du wirst überrascht sein, wie viel Automatisierung möglich ist.
Regeln eignen sich wunderbar, um E-Mails automatisch wegsortieren zu lassen. Zum Beispiel die unsäglichen CC-Mails, die niemand lesen sollte. Allein CC-Mails nicht mehr zu lesen, kann die Stunde pro Woche, die man zukünftig investiert, wieder wettmachen.
Mit QuickSteps kann man Standardantworten formulieren und diese nur noch fallbezogen und individuell anreichern. Man spart enorm Zeit!
Der fünfte Schritt: Umsetzung im Tagesgeschäft
Definiere drei der Faktoren, die du für dich in den nächsten Wochen konkret verbessern möchtest. Beachte dabei, dass die eine Stunde pro Woche keine Fleißarbeit im Tagesgeschäft beinhalten sollte, sondern für konkrete Verbesserungsarbeit reserviert ist. Also z. B. für die Einarbeitung und Einrichtung von QuickSteps in Outlook und nicht, um E-Mails aus dem Tagesgeschäft damit zu beantworten.
Ziele hierbei aber auch nicht auf Perfektion. Beachte die 80/20-Regel. Fokussiere dich auf drei kleine Faktoren, die schnell und einfach durch dich selbst zu verbessern sind.
Setze die Verbesserungen konkret im Tagesgeschäft um. Reflektiere die Ergebnisse und schärfe dort nach, wo es notwendig erscheint. Durchaus hilfreich ist es auch, mit relevanten Kolleg*innen zu sprechen, um diese für andere Arbeitsweisen zu sensibilisieren (Warum ist meine Bürotür zwischendurch geschlossen, etc.).
Der sechste Schritt: Bleibe dran und investiere weitere Zeit für Verbesserungen!
Setze die Verbesserungsarbeit für dich fort und multipliziere diese sogar!
Wenn du mit den drei Verbesserungsthemen fertig bist – höre nicht auf! Nutze die Stunde pro Woche für weitere, eventuell auch etwas komplexere Themen und bleibe dran!
Übrigens kannst du die Stunde pro Woche auch dafür nutzen, deine Erfolge zu multiplizieren. Sprich mit deinen Kolleg*innen über deine positiven Erfahrungen oder vermittle dein neues Wissen, z. B. über Outlook-QuickSteps oder die „Fullset-Listen“, weiter.
Fazit zu „Zeit zu investieren, statt ständig zu intervenieren“
Es ist ein Leichtes, sich in der Hektik des Tagesgeschäfts zu verlieren. Sich hinzusetzen und einmal pro Woche für eine Stunde bewusst auf konkrete Verbesserungen zu fokussieren, ist absolut lohnenswert! Schon nach kurzer Zeit bekommt man diese investierte Zeit um ein Vielfaches zurück und gewinnt vor allem Vertrauen, dass Verbesserungen möglich sind und gar nicht so komplex sein müssen.
Foto von Morgan Housel auf Unsplash