Verschwendungen im Büro und der Verwaltung: Was sind typische Verschwendungen?

Was erwartet dich in diesem Artikel?

Leider sind Verschwendungen im Büro und in der Verwaltung immer noch Alltag. Es entstehen täglich unzählige Aufgaben, Meetings und Kommunikation. Vieles davon ist notwendig, manches sinnvoll – und ein großer Teil davon erzeugt weder echten Mehrwert noch Wertschöpfung. Genau hier setzt dieser Artikel an.

Du erhältst eine klare Einordnung, was im administrativen Alltag als Kerntätigkeit, Nebentätigkeit und Verschwendung zu verstehen ist und warum diese Unterscheidung so entscheidend für produktives Arbeiten ist. Darauf aufbauend zeigen wir, wie hoch der typische Verschwendungsanteil in administrativen Tätigkeiten tatsächlich ist und warum dies weniger mit Engagement als vielmehr mit Strukturen und Arbeitsweisen zu tun hat.

Anhand der klassischen Verschwendungsarten aus der Lean Administration sowie ergänzender, oft unterschätzter Ursachen werden typische Beispiele aus dem Büroalltag erläutert. Abschließend erhältst du einen einfachen, sofort umsetzbaren Ansatz, mit dem du selbst beginnen kannst, Verschwendungen zu reduzieren – ohne großes Projekt, Budget oder organisatorischen Aufwand.

Ziel ist es, Transparenz zu schaffen, Verständnis zu fördern und konkrete Ansatzpunkte für einen effizienteren, ruhigeren und wirksameren Arbeitsalltag aufzuzeigen.

Wie definieren wir Verschwendungen im Büro?

Kennst du das? Man kommt völlig erschöpft aus dem Büro nach Hause und fragt sich, was man den ganzen Arbeitstag eigentlich wirklich geschafft hat. Dazu gibt es einen wunderbaren Ausdruck:

Es macht uns nicht die Arbeit müde, die wir erledigen, sondern die, die wir nicht schaffen.

Schauen wir uns daher kurz an, wie sich „die Arbeit“ im Büro sinnvoll zerlegen und definieren lässt.

Kerntätigkeiten:
Bei der Durchführung von Kerntätigkeiten entsteht Wertschöpfung und/oder ein echter Mehrwert für das Unternehmen oder den Kunden. Ein Beispiel ist die Angebotserstellung durch einen Vertriebsmitarbeiter.

Nebentätigkeiten:
Nebentätigkeiten sind Aufgaben, die erledigt werden müssen, um die eigentlichen Kerntätigkeiten ausführen zu können. Man spricht hier auch von „notwendigen Verschwendungen“. Ein Beispiel ist die Abfrage von Lagerbeständen im Lager durch einen Vertriebsmitarbeiter, um ein Angebot erstellen zu können.

Verschwendungen:
Das sind Tätigkeiten, die keinen Mehrwert schaffen und eigentlich nicht durchgeführt werden sollten. Natürlich sind sie häufig notwendig, um Aufgaben überhaupt abschließen zu können, sollten jedoch so weit wie möglich vermieden werden. Ein Beispiel ist, wenn der Vertriebsmitarbeiter im Lager niemanden erreicht und mehrfach nachfragen muss oder sogar falsche Lagerbestände gemeldet bekommt, was zu Doppelarbeit oder Reklamationen führt.

Eine typische Einordnung der drei Kategorien. Sie lässt sich jedoch auch in andere Kontexte übertragen. Betrachtet man beispielsweise das gesamte Unternehmen, ist die Angebotserstellung selbst eine Nebentätigkeit, während die eigentliche Wertschöpfung – also die Kerntätigkeit – außerhalb des Vertriebs, etwa in der Produktion oder im Warenhandel, stattfindet.

Noch spannender wird es bei der Betrachtung einer Reklamationsabteilung. In dieser Logik ist die gesamte Abteilung bereits als Verschwendung definiert, da ihre Kerntätigkeit Nacharbeit ist und keine Wertschöpfung erzeugt. Entsprechend sollte man nicht primär die Reklamationsabteilung optimieren, sondern analysieren, welche Reklamationen auftreten und wie diese bereits in der Fertigung oder in vorgelagerten Prozessen verhindert werden können.

Solche Definitionen und Einordnungen bergen in Workshops und Projekten durchaus ein hohes Konfliktpotenzial. In einem Workshop mit der Reklamationsabteilung eines führenden Maschinenherstellers mussten mein Kollege und ich hier sehr feinfühlig vorgehen.

Wie hoch ist der typische Verschwendungsanteil bei administrativen Tätigkeiten?

Leider sehr hoch. In den Auswertungen unserer Projekte waren Verschwendungsanteile von über 50% keine Seltenheit. Die Nebentätigkeiten lagen dabei häufig sogar über dem Anteil der eigentlichen Kerntätigkeiten.

Grob lässt sich sagen:

• ca. 50% der Arbeitszeit werden verschwendet
• ca. 30% entfallen auf Nebentätigkeiten („notwendige Verschwendung“)
• nur ca. 20% sind echte Kerntätigkeiten, die zur Wertschöpfung beitragen oder direkt den Kernprozess unterstützen

Ganz wichtig dabei: Es geht ausdrücklich nicht um eine Schulddiskussion und schon gar nicht um eine Bewertung oder Abwertung von Mitarbeitenden oder Führungskräften.

Welche Verschwendungsarten und -ursachen gibt es im Büro?

Nach der Definition in der Lean Administration gibt es folgende Verschwendungsarten:

• Überproduktion
• Wartezeiten
• Transport
• Überbearbeitung
• Bestände
• Bewegung
• Nacharbeit

Im Folgenden geben wir zu jeder Verschwendungsart eine kurze Erklärung ein und Beispiel dazu.

1. Überproduktion in administrativen Tätigkeiten

Ein klassisches Beispiel ist die Erstellung und Pflege von Kennzahlen ohne Mehrwert oder Statistiken, die niemand nutzt – oder zwar betrachtet, aber nicht für datenbasierte Entscheidungen verwendet. Ein persönlicher Klassiker ist hier „Kekse für Diesel“.

2. Wartezeiten in administrativen Prozessen

Ein inkonsequenter Informationsfluss ist ein zentraler Verschwendungstreiber. Informationen fehlen, müssen nachgefordert werden und verlängern dadurch die Erledigungszeit von Aufgaben erheblich. Entweder werden Informationen aus vorherigen Prozessschritten nicht mitgeliefert oder sie liegen in nicht zugänglichen Datensilos.

3. Transport im Büro

Ein absoluter Klassiker ist das Ausdrucken von Vorgängen, das Anlegen von Akten und das physische Bewegen dieser Informationen. Dieses „Aktenschieben“ ist leider auch heute noch in vielen Büros Alltag.

4. Überbearbeitung

Nicht kommunizierte Erwartungshaltungen bei der Delegation von Aufgaben führen häufig zu Überbearbeitung. Erwartet die Führungskraft beispielsweise eine schnell zu erstellende Präsentation, investiert der Mitarbeitende oft deutlich mehr Zeit, weil die Aufgabe „von oben“ kommt. Am Ende entstehen zehn Folien, obwohl eine dreiseitige Zusammenfassung völlig ausgereicht hätte.

5. Bestände

Hohe Aufgabenbestände sind ein massiver Verschwendungsfaktor. Aufgaben müssen ständig neu organisiert und priorisiert werden. Lange liegende, komplexere Aufgaben eskalieren und verursachen deutlich mehr Aufwand als ursprünglich vorgesehen. Typische Drei-Minuten-Aufgaben kosten in der Organisation mehr Zeit als in der eigentlichen Erledigung. Mit wachsendem Aufgabenbestand steigt der Verschwendungsfaktor überproportional.

6. Bewegung

Lässt man gesundheitliche Aspekte außer Acht, ist der Gang in eine andere Abteilung, um dort eine dringend benötigte Information einzuholen, reine Verschwendung. Gleiches gilt für den Weg zum Drucker – er trägt in der Regel nicht zur Wertschöpfung bei.

7. Nacharbeit

Bereits abgeschlossene Aufgaben müssen erneut bearbeitet werden, häufig aufgrund falscher Informationen oder unklarer Erwartungen. Auch manuelle Medienbrüche, etwa der Übertrag von Excel in ein ERP-System, führen nicht selten zu Fehlern und Reklamationen.

Dies sind die klassischen sieben Verschwendungsarten. Aus unserer Sicht sind sie jedoch nur die Spitze des Eisbergs. Drei weitere Verschwendungsarten und -ursachen möchten wir ergänzen:

Weitere Verschwendungsarten (aber nicht streng nach Lean)

8. Ungenutztes Potenzial der Mitarbeitenden

Ungenutztes Potenzial gilt als inoffizielle achte Verschwendungsart im Lean. Mitarbeitende sollten nicht nur Ausführende sein, sondern aktiv in Veränderungen und Verbesserungen eingebunden werden. Nur so lässt sich ihr volles Potenzial nutzen.

9. Multitasking

Die Aufmerksamkeitsspanne sinkt nicht nur durch Social Media. Auch im Arbeitsalltag nehmen Ablenkungen und Unterbrechungen durch Tools, Führungskräfte, Kunden und das Tagesgeschäft zu. Diese ständigen Unterbrechungen verlängern Erledigungszeiten erheblich und führen insbesondere zu Verschwendung durch Nacharbeit und Bestände. Fokussiertes Arbeiten ist selten geworden, aber enorm wichtig.

10. Generelle Belastung von Mitarbeitenden und Führungskräften

Je höher die allgemeine Belastung, desto geringer ist der Anteil produktiver Kerntätigkeiten. Also je höher die Belastung desto schneller steigen die Verschwendungen im Büro. Wir haben leider Führungskräfte erlebt, die bei unzufriedenstellendem Output schlicht Kennzahlen erhöht haben. Das Gegenteil tritt ein: Mitarbeitende, die in klaren, ruhigen und sinnvollen Arbeitsumgebungen arbeiten, sind zufriedener – und produktiver.

Verschwendungen im Büro werden immer Teil unserer Arbeit sein

Verschwendungen und Nebentätigkeiten werden immer zu einem gewissen Anteil bestehen. Ziel sollte jedoch sein, diesen Anteil deutlich zu reduzieren. Wo möglich, sollten auch Nebentätigkeiten weiter vereinfacht oder eliminiert werden.

Dabei ist es entscheidend, nicht nur Symptome zu behandeln, sondern an die Ursachen zu gehen. Messbare Daten helfen dabei, den Verschwendungsanteil und dessen Ursachen zu erkennen. Diese Daten sind in der Regel bereits vorhanden und müssen lediglich genutzt werden. So entsteht Transparenz, Verschwendungen können nach Nutzen und Aufwand priorisiert und Erfolge messbar gemacht werden.

Verschwendungen im Büro schnell und einfach reduzieren

Wichtig ist zu verstehen, dass hierfür kein großer Veränderungsprozess notwendig ist. Man kann direkt bei sich selbst beginnen – mit kleinen, effektiven Werkzeugen, die den Arbeitsalltag ab dem ersten Tag erleichtern.

Beispiel: Verschwendungsart „Wartezeit“

Achte darauf, wann Kolleg*innen bei dir wegen delegierter Aufgaben nachfragen. Häufig fehlen Informationen zur Erledigung. Frage dich, ob du diese Informationen von Anfang an hättest mitliefern können.

Oft fehlt bereits eine klare Erwartung zum Zeitpunkt der Erledigung. Die Rückfrage „Bis wann brauchst du das?“ ist sehr verbreitet.

Versuche künftig, bei der Delegation alle notwendigen Informationen direkt mitzugeben. Das reduziert Rückfragen, spart Zeit – sowohl bei dir als auch bei den Mitarbeitenden – und ermöglicht eine schnellere Erledigung der Aufgabe.

Für Standarddelegationen kann eine kurze Checkliste helfen. Das wirkt zunächst aufwendig, ist jedoch gut investierte Zeit und zahlt sich schnell aus.

Das Prinzip funktioniert auch in die andere Richtung: Wenn du eine Aufgabe mit fehlenden Informationen erhältst, frage nicht nur nach, sondern bitte darum, diese künftig direkt mitzuliefern.

Allein diese Herangehensweise kann Wartezeiten, Bestände und Nacharbeit deutlich reduzieren. Und das Beste: Sie ist sofort umsetzbar, kostet kein Budget und wirkt ab Tag eins.

Weitere kleine Werkzeuge zur direkten Reduzierung von Verschwendungen im Büro findest du hier: LINK

Bildnachweise:
Vielen Dank an Hans-Peter Gauster auf Unsplash für das Titelbild dieses Artikels.