In unserem Arbeitsalltag prasseln eine Vielzahl von Aufgaben auf uns ein. Wenn wir mal genauer hinschauen würden, wäre uns schnell klar, dass viele dieser Aufgaben sogenannte „3-Minuten-Aufgaben“ sind. Also Aufgaben, die innerhalb kürzester Zeit vollständig erledigt werden könnten.
Wir neigen aber leider dazu diese 3-Minuten-Aufgaben genau wie große und komplexere Aufgaben zu organisieren. Oder sie sogar zu delegieren und zu hoffen, dass jemand anders sie erledigt. Zum Thema Delegation aber später mehr.
Eskalation der 3-Minuten-Aufgabe – ein Praxisbeispiel
Besonders schädlich wird es, wenn wir diese Klein-Aufgaben auf die lange Bank schieben. Das passiert besonders bei Aufgaben, die wir nicht gerne tun. Egal, ob es sich um eine wiederkehrende Routineaufgabe oder um eine einmalige Klein-Aufgabe handelt.
Das Ergebnis ist, dass die vermeintliche 3-Minuten-Aufgabe nicht nur organisiert wird, sondern auch in der Eskalation durch die Nicht-Erledigung aufwändiger wird. Und zukünftige Klein-Aufgaben machen wir dann noch weniger gerne.
Ein Beispiel aus der Praxis:
Im angebundenen Lager einer Werkstatt für Fahrzeuge brachten die Werkstattmitarbeitenden doch nicht benötigte Ersatzteile wieder zurück. Oder der Endkunden brachte Ersatzteile wieder zurück. Wir sprechen hier von einer „Wiedereinlagerung“ von Teilen. Eigentlich kein großes Ding, nicht benötigte Ersatzteile in der Warenwirtschaft wieder einzubuchen und auf den Lagerort zurückzulegen. Aber macht halt irgendwie keiner gerne und der Werkstattmitarbeitende oder Kunde, der gerade neu im Lager steht, hat natürlich Priorität. Man arbeitet als Lagerist ja kundenorientiert!
Also was passiert tatsächlich? Der temporäre Lagerort mit wiedereinzulagernden Teilen wird immer größer und die dort befindlichen 3-Minuten-Aufgaben werden immer mehr. Weitere „Motivation“ diese Aufgaben zu ignorieren oder zu hoffen, dass der Kollege das am nächsten Tag erledigt.
Was passiert nun in der Eskalation? Richtig, die Ersatzteile sind strenggenommen (laut Warenwirtschaft) nicht verfügbar und die entsprechenden Lagerorte laufen leer. Ersatzteile werden unnötig nachbestellt und es kommt zu erhöhten und unnötigen Beständen oder der interne oder externe Kunde kann nicht mehr bedient werden.
Dies zu verhindern, gehört in Wahrheit auch zu einem kundenorientierten Arbeiten.
Beispiel lässt sich auf administrative Aufgaben übertragen
Auch im klassische Büroalltag lässt sich die Symptomatik leicht wiederfinden. Hier sind es nicht Ersatzteile, die eingelagert werden müssen, sondern die typischen Klein-Aufgaben im Büro:
- Eine per E-Mail gestellte Nachfrage zu beantworten
- Rechnungsprüfung und -freigabe
- Ablage von Akten oder E-Mails
- Informationen in Systemen dokumentieren
- Meetingnotizen überarbeiten und bereitstellen
Alle Aufgaben sind einzeln in der Regel klassische 3-Minuten-Aufgaben oder zumindest in wenigen Minuten zu erledigen.
Dennoch neigen wir dazu sie für später aufzuheben und sind damit gezwungen sie unnötig zu organisieren. Manche Aufgaben-Kategorien sind besonders unbeliebt und werden dadurch noch mehr vernachlässigt.
Dadurch wird der Zeitaufwand für die Organisation oft größer als die eigentliche Erledigung. Oder die Menge der Klein-Aufgaben einer einzelnen Kategorie wird irgendwann so groß, dass man das Thema lieber noch weiter vor sich herschiebt.
Und hier sprechen wir nicht vom Postboten, bei dem man irgendwann tausende Briefe im Keller findet:
In einem Projekt für eine Prozessoptimierung wurde als größte Schwachstelle ein Abteilungsleiter genannt, der Rechnungen nicht freigab, weswegen regelmäßig Mahnungen von Lieferanten eintrudelten, weil der Bestand von freizugebenden Rechnungen enorm war und die Zahlungsziele weit überschritten waren. An die Skonto-Abzüge war gar nicht zu denken.
Es geht hier auch nicht um eine individuelle Schulddiskussion, die niemanden weiterbringt, sondern um einfache Lösungen.
Wie sich 3-Minuten-Aufgaben schnell erledigen lassen
Wichtigster Aspekt ist hier: 3-Minuten-Aufgaben darf man nie sammeln oder ernsthaft organisieren.
Die Erfahrung zeigt, dass 3-Minuten-Aufgaben, egal wie unbeliebt diese Klein-Aufgaben auch sein mögen, eine Durchlaufzeit von maximal 24 Stunden haben sollten.
Besonders hilfreich können hier festgelegte Routinezeiten sein, in denen man sich voll auf die Erledigung der Klein-Aufgaben fokussiert.
In unseren Lean-Workshops sprechen wir hier gerne von „Eat The Frog“: Also die ungeliebten Klein-Aufgaben direkt frühmorgens zum Start des Arbeitstages erledigen. Die Kröte also zuerst schlucken. Der Rest des Tages wird so besser und man startet direkt produktiv in den Tag.
3-Minuten-Aufgaben möglichst nicht delegieren
3-Minuten-Aufgaben sollte man tunlichst nicht delegieren. Auch wenn man aus seiner Position heraus vielleicht geneigt ist, ungeliebte Aufgaben wegzuschieben. Auch die Delegation ist unnötige Organisation und die Gefahr ist hoch, dass Rückfragen kommen und insgesamt der Aufwand der Delegierung höher ist als die Aufgabe schnell selbst zu erledigen.
Spätestens, wenn Informationen für die Erledigung fehlen und die Klein-Aufgabe fehlerhaft erledigt wird – wird der Aufwand und die Durchlaufzeit enorm und unnötig steigen.
Wie es im Lager mit den Beständen besser wurde
Die Lageristen in unserem ersten Beispiel haben sich tatsächlich direkt morgens eine Routine geschaffen, um die Ersatzteile wiedereinzulagern und so mit einem korrekten Lagerbestand in den Tag zu starten. Zusätzlich wurde der temporäre Lagerplatz deutlich begrenzt, so dass optisch sehr schnell zu sehen war, wenn die Routine mal vernachlässig wurde.
Ebenso hilft es die ungeliebte Rechnungsprüfung und -freigabe einmal täglich zu erledigen. Erstens erinnert man sich tatsächlich noch, ob die Leistung wirklich vom Lieferanten zufriedenstellend erfüllt wurde. Zweitens freut sich die Buchhaltung den Skonto abziehen zu können. Beim nächsten Sommerfest dürfte die Stimmung zwischen Abteilungsleiter und Buchhaltung sicher besser werden.
Bildnachweis: Foto von Jack Hamilton auf Unsplash